IT-arkkitehtuuri

Yrityksen IT-järjestelmiä kehitettäessä ja käyttöönotettaessa kannattaa huomioida myös IT-arkkitehtuuri. Tällöin käsitellään yrityksen kaikkien tietojärjestelmien ja tietokantojen muodostama kokonaisuus kokonaisarkkitehtuurin käytäntöjen mukaisesti. Tämä koskee myös pieniäkin yrityksiä, vaikka em. terminologia kuulostaakin turhan hienolta ja joltakin, joka koskee vain suuria yrityksiä. Pk-yrityksessä haasteet ovatkin usein pienempiä, mutta oikeat IT-ratkaisut tukevat työntekoa myös tässä tapauksessa. 

"IT-järjestelmiä kehitetään pistemäisesti"

Yleensä IT-järjestelmiä kehitetään ”pistemäisesti” lisäämällä jokin uusi laite/ohjelmisto vanhojen rinnalle tekemään jotakin, mitä nykyisillä järjestelmillä ei pystytä toteuttamaan. Vaikka uusi työkalu toisikin välittömiä hyötyjä, niin se voi myös aiheuttaa ongelmia pitkällä aikavälillä lisäämällä päällekkäisiä toimintoja nykyisten IT-järjestelmien rinnalle, tai käsittelemällä muissa järjestelmissä jo kertaalleen määriteltyä tietoa ilman että tieto on synkronoitu järjestelmien välillä.

"Samoja tietoja syötetään moneen eri järjestelmään"

Yksi tyypillisimmistä tiedonhallinnan ongelmista on saman tiedon syöttäminen käsin eri tietojärjestelmiin. Esimerkiksi asiakkaiden ja toimittajien tai työntekijöiden perustiedot tai projektien nimet ja resurssit tai uusimmat valuuttakurssit löytyvät useammasta eri IT-järjestelmästä. Samojen tietojen manuaalinen syöttö eri järjestelmiin on virhealtista, ja jo yhdenkin kirjaimen virhe syöttötiedoissa voi tehdä luotettavien raporttien tekemisen ja tiedon synkronoinnin järjestelmien välillä ongelmalliseksi.  Työaikaa käytetään perustiedoissa olevien ristiriitaisuuksien etsimiseen, rikkoutuneen tiedon ja raporttien korjaamiseen, sekä manuaaliseen tiedon synkronointiin eri järjestelmien välillä.  Tämä kaikki on turhaa työtä joka ei hyödytä yritystä eikä sen asiakkaita.

"Monta eri käyttöliittymää ja ohjelmistoa lisäävät IT-ähkyä"

Ongelmia syntyy usein myös siitä kun hankitaan eri IT-sovelluksia yrityksen jokaiselle tiimille tai yksikölle niiden omien asioiden hoitamiseen miettimättä mikä olisi kokonaisuuden kannalta järkevin työkalupaketti. Pahimmillaan tämä voi johtaa siihen että eri työkalut ovat toiminnallisuuksiltaan pitkälti samankaltaisia mutta käyttävät eri nimityksiä samoista tiedoista. Samoilla ominaisuuksilla varustetut työkalut vaativat yleensä myös perustietojen syöttämistä (manuaalisesti) useaan kertaan eri järjestelmiin ja tietojen päivitystä tehdään moneen kertaan. Lisäkuluja tuovat myös rinnakkaisten IT-ratkaisujen ylläpito- ja lisenssikustannukset sekä työntekijöiden koulutus ja käyttötuen järjestäminen.

"Mieti IT-arkkitehtuuri kuntoon heti alusta alkaen, niin pääset helpommalla"

Toki eri osastojen IT-järjestelmiä voidaan integroida toisiinsa automaattisen tiedonsiirron varmistamiseksi, mutta tämä on melko kallista.  IT-järjestelmien toimittajat toki tekevät mielellään järjestelmäintegraatioita miettimättä mikä on kokonaisuuden kannalta parasta, kunhan tehdään niin kuin asiakas haluaa. Pahimmillaan muutokset yhdessä järjestelmässä pakottavat muuttamaan myös kaikkia muita järjestelmiä, tai ainakin tekemään muutoksia järjestelmien välisiin integraatioihin. Kannattaakin suunnitella IT-arkkitehtuuri kuntoon heti alusta alkaen ja miettiä mitä IT-järjestelmiä yrityksessä oikeasti tarvitaan ja mitä tarkoitusta varten.  Samalla voidaan sopia siitä, että yrityksen eri toiminnoissa käytetään vain kokonaisarkkitehtuurin kannalta sopivimmiksi valittuja järjestelmiä.

Jos edelliset haasteet tuntuivat tutuilta tai yrityksesi IT-arkkitehtuuri on vielä kokonaan määrittelemättä, niin kannattaa ottaa yhteyttä pk-yrityksen kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmien kehittämiseen erikoistuneeseen toimittajaan, joka pystyy kuvaamaan IT-ympäristösi nykytilan ja tavoitetilan sekä auttamaan tärkeimpien kehittämiskohteiden tunnistamisessa ja määrittämään kokonaisuuden kannalta yrityksellesi sopivan IT-arkkitehtuurin.