Odoo dokumentinhallinta

(Document Page moduuli)

Odoo'ssa on mukana innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmä, johon voi tallentaa yrityksen tärkeimmät tiedostot, jotta ne ovat helposti kaikkien niitä tarvitsevien työntekijöiden käytettävissä.

Document Page toiminnon avulla yksi käyttäjä voi luoda dokumenttisivuja, joita useat käyttäjät voivat muokata. Sivut voi myös ryhmitellä hakemistoihin esim. toiminnoittain (HR, myynti, projektit jne). Versionhallinta löytyy myös, joten käyttäjät näkevät milloin sivuja on muokattu ja kenen toimesta. Vanhat versiot tallentuvat hakemistoon ja niitä voi tarkastella kohdasta ”Page history”, joka löytyy "Toiminto" valikon alta sivun yläosasta.

"Document Page" moduulia varten on myös "Document Page Approval" moduuli. Sen tarkoitus on, että dokumenttisivun luojan pitää hyväksyä dokumenttisivun muokkaukset ennen kuin siitä tulee virallinen versio. Tällöin sivun luoja voi pitää huolta siitä, että sivu on selkeän näköinen ja sieltä löytyy kaikki tarvittavat asiat.

Document Page on siis kätevä kevyt dokumentinhallintajärjestelmä, mutta jos on tarvetta laajamittaiselle dokumentinhallinnalle, niin kannattaa käyttää jotakin "oikeaa" dokumentinhallintajärjestelmää. Odoo'sta löytyy myös liittymä muutamiin varsinaisiin DMS -järjestelmiin.

Tietämys -valikon alle tallentuvat myös kaikki Odoo:seen tuodut liitteet. Esim. jos lisäät Word -tiedoston liitteeksi asiakastietoihin tai lähettämääsi myyntitarjoukseen, liitedokumentti näkyy myös Tietämys välilehden alla. Kaikki liitteet siis tallentuvat sinne, olivatpa ne kuvia tai tekstitiedostoja, ja niitä voi sitten myöhemmin järjestellä tai hakea sieltä tarvittaessa.

Pilvipalveluna Odoo dokumentinhallinta parantaa myös yrityksen tietoturvaa ja varmuuskopiointia, kun tärkeät dokumentit eivät ole yhden työntekijän kannettavan tietokoneen varassa sen kovalevyn hajotessa tai kone varastettaessa.

Kuva 1. Tietämys -> "Pages" -valikosta löytyy kaikki luodut dokumenttisivut ja metatietoa dokumentista, mm. kategoria, luoja ja hyväksyjä.

Kuva 2. Esimerkki dokumenttisivusta. Ylhäällä sivun sisältö ja alhaalla sen muokkaushistoria.